公文概述

一、公文的概念

公务文书的简称，是国家机关、社会团体、企事业单位在白常工作、活动中为处理公务而按照特定的体式，经过一定的处理程序制成的文字材料。

广义公文包括:通用公文(法定公文)、专用公文和事务文书。狭义的公文仅指通用公文。

党政机关公文:党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书。

二、公文的特点

（一）法定作者

公文的作者是法定的。大多数公文都是以机关的名义制发，少数公文(如命令、议案等)以领导人的名义制发。需要注意的是，公文一般由秘书或业务部门人员起草，这些人员不能视为公文的法定作者，他们只是在履行自己的工作职责而已。

（二）规范体式

规范体式是指公文写作具有严格的规定性，公文的种类、名称、格式、办理程序都有严格规定。

(三)有法定的效用

党政机关公文代表了发文机关或法定负责人的意图和权力，并受到相应授权单位的保护，行政公文在发文范围内起强制性作用。

三、公文的作用

(一)领导和指导作用

上级机关发给下级机关的公文，都具有领导和指导作用，上级机关传达贯彻党和国家的方针政策决定和规定等公文，必然要对下属机关产生领导作用。

（二）行为规范作用

通过公文发布的一些法律、法令和行政法规等，同样对所辖成员起着规范和准绳作用。

（三）宣传和教育作用

公文在传达某一方针政策，规定人们应该怎么做的同时，还要说明为什么要这样做，这就增强
了它的宣传和教育作用。

（四）联系知照作用

机关之间的许多工作是通过公文进行联系、协调的，许多具体问题也是因此而得到及时处理的还有许多对工作的开展具有重要意义的信息资料也是这样获得的，因此公文在保证各机关正常而有秩序地开展工作上，起着极大的作用。

(五)依据和凭证作用

各种公文都反映了制发机关的意图，都具有法定的效力，受文机关则以此作为处理工作、解决问题的依据，公文不仅仅传达了发文机关的意图，同时也是证实这一意图的最好凭证。

四、公文的分类

（一）按公文来源划分:可分为收文和发文

1.收文是指本机关收到上级、下级及不相隶属机关单位所制发的文件
2.发文指本机关拟制并而外发送的文件

(二)按行文方向划分:上行文、下行文和平行文

1.上行文:下级机关向所属上级领导、指导机关报送的公文

2.下行文:下行文是指上级机关、指导机关向所属下级机关发送的公文,

3.平行文:同级机关或不相隶属的机关之间往来的公文

(三)按公文秘密程度和阅读范围来划分

1.公布公文:公布公文指内容不涉及秘密、可以对外公开发布的公文，主要有对外公开公文和限国内公开公文两种。

2.内部公文:内部公文指内容不宜对社会公开，只限于机关内部使用的公文

3.涉密公文:涉密公文指内容涉及国家秘密，一旦泄露给国家安全和利益造成损失的公文，包含三种:

1. 绝密公文:绝密级是指涉及党和国家最重要(核心)机密的文书，一旦泄漏会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害。
2. 机密公文:机密级指涉及党和国家重要机密的文书，一旦泄漏会使国家的安全和利益遭受较大的损害。
3. 秘密公文:秘密级是指涉及党和国家一般机密的文书,一旦泄漏会使国家的安全和利益遭受一定的损害

(四)根据内容的性质

1. 规范性公文
2. 领导指挥性公文
3. 报请性公文(陈述呈请性 )
4. 知照性公文
5. 记录性公文
6. 公布性公文
7. 证明性公文

(五)根据对处理时间方面的限制和要求

1. 平件:无特殊时间要求，按工作常规依次传递处理。
2. 加急件:内容重要、紧急而需要优先传递处理的文件。
3. 特急件:内容非常重要并特别紧急，需立即优先迅速传递处理的文件。

(七)按文件的使用范围划分


1. 通用公文:亦称通用法定公文。主要指《条例》所规定的 15 种党政机关公文中的决议、决定、通告意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要等文种。

2. 专用公文:指有关职能机关、单位、部门使用的具有专业或特定内容、专门用途和规定格式的公文如外交公文(国书)、军事公文、司法公文等。

公文文种

一、决议

适用于会议讨论通过的重大决策事项。如《中共中央关于党的百年奋斗重大成就和历史经验的决议》。

二、决定

适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。 如《中共中央关于深化文化体制改革推动社会主义文化大发展大繁荣若干重大问题的决定》。

三、命令（令）

适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。 如财政部颁发命令公布《事业单位会计准则》，习近平颁发命令晋升二炮司令为上将。

四、公告

适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。如全国人大选举胡锦涛为国家主发席要发布公告，我国在东海举行军事演习要向国内外发布公告。

五、公报

适用于公布重要决定或者重大事项。

六、通告

适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

七、通知

适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文如《财政部 教育部关于切实加强义务教育经费管理的紧急通知》。

通知与通告区别：

通知一般有明确的主送机关，且往往是向系统内的下级部门单位发文。通告则没有单一具体的受文对象，通常是在一定范围内广泛公布告知，将信息直接传达至基层或公众。

通知具有较强的命令性和约束性，下级机关和有关单位必须严格遵照执行通知要求事项。通告主要用于广泛发布周知性信息或要求公众遵守一定规则，规范人们的社会行为，约束性相对较弱。

八、通报

适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况《xxxx自治区人民政府关于柳州市壶东大桥特大交通事故的通报》。

通报按内容分为以下三类:1.表彰性通报;2.批评性通报;3.情况通报。

九、报告

适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问，如《xxxx关于xxx的报告》

十、请示

适用于向上级机关请求指示、批准。《公安部关于将12月2日设立为“全国交通安全日”的请示》

报告与请示均是上行文，但报告具有陈述性，可一文多事，上级机关可回可不回。而请示具有疑问性（可不可以，能不能啊），一文只报告一件事，上级机关必须恢复，且只能事前请示。

十一、批复

适用于答复夏季机关请示事项。《国务院关于统一设立“全国交通安全日”的批复》。

与请示相对应。

十二、函

适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。《卫生部关于商请做好蜂胶产品监督管理工作的函》。

十三、纪要

适用于记载会议主要情况和议定事项。 《全国财贸工会工作会议纪要》、《关于落实省委领导同志批示保护省级文物七级浮屠塔问题的会议纪要》。

十四、议案

适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。
《国务院关于提请审议<中华人民共和国劳动法(草案)>的议案》。

十五、意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法，如《中共中央、国务院关于全面推进乡村振兴加快农业农村现代化的意见》。

意见具有多向性，可以用在上行文、平行文、下行文。

公文的格式

一、公文的格式

《党政机关公文格式》国家标准将版心内的公文格式各要素划分版头、主体、版记三部分。

(一)版头部分格式

1. 份号：公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。不足6位，前面补“0”
2. 密级和保密期限：涉密公文应当根据保密程度分别标注“绝密(不超过30年)”“机密(不超过20年)”“秘密(不超过10年)”和保密期限。保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。密级和保密期限间插入一个“★”。
3. 紧急程度：根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提(1天内)”“特急(3天内)”“加急(5天内)”“平急(10天内)”。

红头文件：

1. 发文机关标志：由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称，如：“中共中央文件”“河北省人民政府文件”。

   联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前;如有“文件二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布联合行文应当是同级单位，按党、政、军、群的顺序排列

2. 发文字号：发文机关代字+年份+发文顺序号，如中办发〔2012〕14号。不写“年”字，不写“第”字不编虚位。联合行文时，使用主办机关的发文字号

3. 签发人（非必要）：上行文应当标注签发人姓名。如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。

4. 版头中的分隔线：发文字号之下4 mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。

（二）主体部分格式

1. 标题

   1. 公文标题由发文机关名称事由和文种组成。名称和事由可以省略。
   2. 位于红色分割线下空二行，用2号小标宋体，可分一行或多行居中排布。回行时要注意语义完整。回行要求:数字、年份不能回行。“的”在上一行。标题排列应当使用梯形或萎形。
   3. “关于”的使用。关于只能在标题中出现一次。
   4. 公文标题一般不适用标点符号。只限于法规、规章名称（如：条例、办法、规定、实施细则，但不包括意见）可标书名号，但不要用引号。引号只用于缩略语，如：“十二五”、“十八大”、“三个代表”等等。

2. 主送机关

   1. 公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称（各市、县）。
   2. 一般是同级单位。标点符号:同级同类用顿号同级不同类用逗号“各省、自治区、直辖如市人民政府，国务院各部委、直属机构”。 如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。

3. 正文

   1. 公文的主体和核心，用来表述公文的内容，位于主送机关之下，成文日期之上。
   2. 公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。
   3. 文中结构层次序数依次可以用“一、” “（一）” 1.“ ”（1）“标注。

4. 附件说明：公文附件的顺序号和名称 。如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如“附件:1.XXXXX”);附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐

5. 发文机关署名、成文日期和印章

   1. 署发文机关全称或者规范化简称。
   2. 署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。
   3. 成文日期一般右空四字编排，印章用红色不得出现空白印章
   4. 单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。（上不压正文，下压成文日期，骑年盖月。）
   5. 联合行文时般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。

6. 附注

   1. 附注用以说明公文的阅读范围、使用注意事项、请示和上行的意见的联系人和电话等。正文中的名词术语的解释一般采用句内括号或句外括注的办法解决，不作为附注。
   2. 如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。

7. 附件

   1. 公文正文的说明、补充或者参考资料
   2. 附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。

（三）版记部分格式

1. 版记中的分隔线：首条分隔线和末条分隔线用粗线(推荐高度为0.35mm)，中间的分隔线用细线(推荐高度为0.25mm)。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。
2. 抄送机关：机关统称除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型
3. 印发机关和印发日期：印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位(即1不编为01)，后加“印发”二字。

公文的行文规则

一、一般规则

1. 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。
2. 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关，

补：行文方式

可以越级行文的情况：

(1)遇有特殊重大紧急情况，如战争、自然灾害等，如逐级上报可能会延误时机，造成重大损失时;

(2)经多次请示直接上级，长期未得到解决的重大问题

(3)上级领导或领导机关交办，并指定越级直接上报的事项

(4)对直接上级机关或领导进行检举、控告;

(5)直接上下级机关有争议，而无法解决的重大问题

二、上行文规则

1. 原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不得抄送下级机关。
2. 党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或者授权；属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门。
3. 下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。
4. 请示应当一文一事，不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。
5. 除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。
6. 受双重领导的机关向一个上级机关行问，必要时抄送另一个上级机关。

三、下行文规则

1. 主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。
2. 党委、政府的办公厅(室)根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文，其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求需经政府审批的具体事项，经政府同意后可以由政府职能部门行文，文中须注明已经政府同意。
3. 党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关部门行文。
4. 涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文;擅自行文的，上级机关应当责令其纠正或者撤销。
5. 上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送该下级机关的另一个上级机关。

四、联合行文等其他规则

补：我国政府五级制

1. 同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文。属于党委、政府格子职权范围内的工作，不得联合行文。属于同级机关的有：

   1. 同级政府、同级政府各部门
   2. 上级政府部门与下一级政府
   3. 政府与同级党委和军队机关
   4. 政府部门与相应的党组织和军队机关
   5. 政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位

公文办理

一、公文处理概述

公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

二、公文拟制

公文拟制包括公文的起草、申鹤和签发等程序

1. 公文起草

   1. 注意:公文起草要做到内容简洁、主题突出、观点鲜明、结构严谨、表述准确、文字精练。文种正确，格式规范。
   2. 公文涉及其他地区或者部门职权范围内的事项，起草单位必须征求相关地区或者部门意见力求达成一致。

2. 公文审核

   1. 公文文稿签发前，应当由发文机关办公厅(室)进行审核。)需要发文机关审议的重要公文文稿，审议前由发文机关办公室(厅)进行初核。

3. 公文签发

   1. 公文应当经本机关负责人审批签发。重要公文和上行文由机关主要负责人签发。党委、政府的办、厅(室)根据党委、政府授权制发的公文，由受权机关主要负责人签发或者按照有关规定签发。
   2. 签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期;圈阅或者签名的，视为同意。联合发文由所有联署机关的负责人会签。

三、公文办理

公文办理包括发文办理、收文办理和整理归档、

（一）发文办理程序

发文是指机关文书部门根据机关的工作需要向外发出文件材料，是机关领导具体贯彻执行党和国家的方针政策的重要方式，它对及时有效地实施领导、指导工作，处理问题起到重要的作用。

1.复核 2.登记 3.印制 4.核发

（二）收文办理程序

收文，指机关文书部门收进外单位发来的文件材料。收文办理，指文书部门收到文件材料后，在机关内部及时运转直到阅办完毕的全过程。

1. 签收：对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。
2. 登记：对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。
3. 初审：对收到的公文应当进行初审。 初审的重点是:是否应当由本机关办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。
4. 承办（核心）：阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见报本机关负责人批示或者转有关部门办理。
5. 传阅：根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。 办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。
6. 催办：及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结，紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。
7. 答复：公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。

（三）整理归档

1. 需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及机关档案管理规定，及时收集齐全、 整理归档。
2. 两个以上机关联合办理的公文，原件由主办机关归档，相关机关保存复制件。
3. 机关负责人兼任其他机关职务的，在履行所兼职务过程中形成的公文，由其兼职机关归档。

四、公文管理

1.党政机关公文由文秘部门或者专人统一管理。设立党委(党组)的县级以上单位应当建立机要保密室和机要阅文室，并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。

公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。公文的密级需要变更或者解除的，由原确定密级的机关或者其上级机关决定。

2.复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经本机关负责人批准。绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文机关或者其上级机关批准。复制、汇编的公文视同原牛管理。

3.复制件应当加盖复制机关戳记。翻印件应当注明翻印的机关名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。

4.公文的撤销和废止，由发文机关、上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定公文被撤销的，视为自始无效;公文被废止的，视为自废止之日起失效。